Cumplir adecuadamente con las obligaciones fiscales y contables es una de las tareas más tediosas a la que se ha de enfrentar cualquier pyme o profesional por cuenta propia, y no siempre se tiene en cuenta en el momento en el momento de embarcarse en la aventura de emprender. Sin embargo, es algo necesario y obligado, y se hace de la manera correcta, puede ayudar a conseguir una mejor gestión empresarial
Una buena gestión contable determinará exactamente el beneficio obtenido por una actividad en concreto, así como los gastos generados o las deudas adquiridas. Sirve, por tanto, para que el empresario o empresaria pueda conocer con precisión en qué situación se encuentra su negocio. Pero además, es el medio con el que cuenta Hacienda para aplicar los impuestos correspondientes al colectivo de autónomos.
El libro de registro es la biblia del empresario o empresaria y en él se ha de detallar todas las facturas que han sido emitidas por la empresa. De esta forma es posible calcular el total facturado en un periodo de tiempo determinado, que por norma general suele ser de un trimestre. Estas facturas han de estar numeradas de menor a mayor, sin que puedan existir duplicados u omisiones de dicha numeración.
Además ha de llevar un control de todos los gastos necesarios para la realización de la actividad empresarial.
Solo con un adecuado control de los ingresos y gastos podremos saber con total certeza si la empresa está generando beneficios o si por el contrario está generando pérdidas
Para ahorrar tiempo y facilitar esta aparatosa tarea, están los sistemas de automatización de la contabilidad y gestión comercial. Actualmente hay aplicaciones informáticas (un programa de ordenador) que tienen como propósito mecanizar y automatizar las tareas relacionadas con la Contabilidad General y/o la Gestión Comercial en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs).
No obstante, la mejor opción siempre es contar con un asesor de confianza, ya que controlará cada céntimo de nuestra empresa en base a su experiencia y conocimientos. Ahora bien, ¿y si ese asesor además de con su profesionalidad contará con un software que le ayudase a incrementar la rentabilidad de todos sus clientes? Profiture, software de gestión para asesorías, gestorías y despachos profesionales cuyo objetivo es aumentar la rentabilidad en todos los sentidos, puede ser el gran aliado de cualquier asesoría en nuestro país. Y es que cuando un asesor, además de hacer su trabajo correctamente consigue rentabilizar el tuyo acaba convirtiéndose en el mejor amigo de las empresas.
El triple libro de registro, guía para controlar el gasto
Para hacer un cálculo acertado de los gastos e ingresos de una empresa, es decir para averiguar si está siendo rentable, requiere una doble contabilidad, detallada en 3 libros diferentes: el libro de facturas recibidas, el de gastos y el de bienes.
- El libro de facturas recibidas
En este libro deben constar la totalidad de facturas recibidas por la empresa y que reflejan los gastos derivados del desarrollo de la actividad en cuestión. Este ha de detallar:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Nombre y apellidos o razón social del emisor
- Número de Identificación Fiscal (NIF)
- Base imponible
- Tipo impositivo aplicable del IVA,
- Cuota tributaria (importe del IVA)
- Retención aplicada
- Libro de registro de gastos
En este libro se especificarán únicamente todos los gastos que no incluían factura, aunque sí un recibo o ticket, como por ejemplo, la cuota de autónomos, que aunque no tengamos facturas de este movimiento, sí podemos justificarlo mediante un justificante.
Otros posibles gastos que incluiría este libro serían los derivados del transporte, de las dietas o del material de oficina.
Estos justificantes de gastos son los que posteriormente nos permitirán desgravar a hacienda, aunque antes hemos de demostrar que dichos gastos son verdaderamente necesarios para la actividad empresarial.
- Libro de bienes de inversión
Aquí deben aparecer todos los bienes adquiridos por la empresa, pero que no van a ser disfrutado durante un único ejercicio, por lo que el empresario o empresaria ha de repartirlos equitativamente a lo largo de periodos diferentes, aunque desde hace un par de años, sólo se contabilizarán aquellos bienes que tengan un precio superior a los 300€. Un ordenador, una impresora, una teléfono… entrarían dentro de esta categoría, siempre y cuando, claro está, que su valor esté por encima de los 300€.
