Cómo utilizar un software de gestión en una firma de abogados

Cómo utilizar un software de gestión en una firma de abogados

Los softwares de gestión se están volviendo muy populares en infinidad de industrias diferentes, debido a sus ya probadas ventajas a la hora de optimizar las actividades de un  negocio.

Sin embargo, su aprovechamiento depende de su correcta implementación, lo cual, a su vez se basa en el tipo de despacho, y es que de nada sirve tener lo mejor de la tecnología si no hay una estrategia para la adaptación en el día a día entre todos los colaboradores.

Así, nos vemos obligados a evaluar y tomar en cuenta una serie de aspectos para el éxito de esta herramienta. Acompáñanos a averiguar cuáles son, de la mano de los expertos en software de gestión empresarial de Micrologic.

Organización y planificación

Para implementar un software de gestión con miras hacia el éxito debemos comenzar por determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos.

Dependiendo del número de usuarios o complejidad de la implementación del software se deberá nombrar a un líder y un equipo para gestionar el cambio que defina los acuerdos de planificación del proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo. Dicho equipo de trabajo deberá quedar definido, con sus roles y responsabilidades totalmente claros. 

Luego, como parte de la fase de planificación, es vital involucrar a los miembros del equipo cuyas tareas diarias cambiarán en base a la nueva planificación, ya que así se podrá garantizar que se realicen los cambios necesarios. 

Si utilizas un enfoque por fases, comienza con este grupo y utilízalo como referente para comunicar sus logros como resultado del cambio. Además que al momento de que surjan problemas, solo sucederá con un subgrupo en vez de con todo el despacho.

Por último, en relación a este punto, es clave saber manejar la resistencia al cambio que podrán imponer algunos miembros del equipo, de forma que se logre que el proyecto tenga éxito con la participación de todos.

Configuración del sistema

La capacidad que tenga el software para ser personalizado también agrega un gran valor. Entonces, si es posible, se deberá configurar de acuerdo a las condiciones deseadas por el despacho.

Para esto, es bueno apoyarse de los recursos que te ofrezca el proveedor como videos tutoriales, guías, plantillas, e books y artículos. Incluso, si la herramienta incluye asesorías, procura asistir con las dudas que te surgieron en tu experiencia conociendo y usando la herramienta.

Luego, un miembro del equipo deberá configurar el sistema según las necesidades de la empresa,

como puede ser la  programación de plantillas, definir tipos de actos u operaciones, etapas y tiempo de duración de cada etapa, trámites, impuestos, presupuestos, gastos, etc.

Para obtener el máximo provecho, un tema importante a considerar al momento de configurar la herramienta es como quieres visualizar la información, por eso es importante definir que KPI’s necesitas para darle seguimiento a lo que sea que quieres medir; y una vez que están satisfechos con la configuración, realiza una junta para homologar la forma de uso de la herramienta.

Finalmente, una recomendación es definir 2 etapas importantes:

  1. Workflow antes del hub tecnológico.
  2. Presente-futuro del hub tecnológico.

En este sentido, una sugerencia es comenzar alimentando tu herramienta con los expedientes presentes y futuros para que el equipo tenga una mejor adaptación. Posteriormente, establece como objetivo la migración de la información de los expedientes anteriores y define un equipo para llevar a cabo esta migración junto con tu proveedor de software.

Comunicación

Una vez listo el proyecto para su lanzamiento, el equipo debe informar sobre el proyecto, sus objetivos, beneficios y plan de acción, por medio de un plan de comunicación efectivo. Todo esto tomando en cuenta que cuanto más más se comunique el desarrollo del proyecto, más probable será que las personas comprendan, racionalicen los beneficios, sean abiertos y acepten el cambio.

Y es que en este punto también se incluye la importancia de formar nuevos hábitos para el éxito en el uso de esta nueva herramienta.

Sucede que, como comentamos en un punto anterior,  los individuos del bufete ya tendrán sus rutinas habituales y pasar a un nuevo proceso puede generar resistencia. Así que para formarles el nuevo hábito, se deberá promover el uso del software con la suficiente frecuencia para que se vaya volviendo algo natural.

Sin embargo, llegar a este punto requiere esfuerzo y seguimiento para evitar una reducción en la productividad y posibles frustraciones al momento de adoptar el uso del software en las tareas diarias.

Inicialmente, el nuevo software ofrece indiscutibles beneficios de eficiencia, pero esto solo se verá materializado una vez que se convierta en la nueva normalidad. 

Cambiar requiere un esfuerzo consciente para aprender algo nuevo, por lo que la comunicación es vital cuando se presentan cambios y beneficios. Por ejemplo, deberás hacer que todo tue personal entienda por qué y para qué estas implantando este cambio, que el proceso de aprendizaje sea lo más fácil posible, pero también que el nuevo sistema brinde beneficios y recompensas que impulsen al individuo a querer repetir el proceso. 

Para un nivel senior por ejemplo, podría ser la facilidad con la que pueden generar su informe semanal, mientras que para un abogado junior, uno de sus beneficios es ahorrar tiempo porque los pasos manuales en sus procesos diarios ahora están automatizados… y así con cada empleado.

Por supuesto, debido a la curva de aprendizaje, estos beneficios no se verán de forma inmediata, pero con el tiempo y midiendo el desarrollo con los KPI’s, el despacho podrá corregir e identificar áreas de oportunidad y mejora. Lo mismo ocurre con los aspectos negativos, se deben gestionar de forma que su algo no funciona como se esperaba, se puedan hacer los arreglos necesarios.

Preparación y capacitación

Como lo mencionamos anteriormente, las tareas rutinarias cambiarán, y viene una curva de aprendizaje inevitable.

Las consecuencias de no gestionar este cambio de forma eficaz pueden ser devastadoras y duraderas, por lo que es importante que todas las partes interesadas comprendan los problemas potenciales y se equipen con técnicas para respaldar las iniciativas de gestión del cambio. Por eso, la capacitación de todo el personal es fundamental.

Una buena idea es organizar con tu proveedor de software legal capacitaciones dependiendo del rol o las funciones que se tengan en cada área del despacho. Por ejemplo, dentro de tu organización, tendrás personas positivas y decididas a que el proyecto tenga éxito, y personas que se aferrarán a cada experiencia negativa. Ambos tipos de personas deberán ser tomadas en cuenta y recibir una capacitación acorde con su situación particular.

Así, en el caso de las personas positivas, conviértelas en “Agentes del cambio”. Pueden ser responsables de la capacitación, ser un puerto de escala para los problemas, un enlace entre las partes interesadas y que sus colegas confíen en ellos para abordar estos problemas con los líderes del proyecto. 

Por el contrario, si una persona escéptica está teniendo una mala experiencia, recibirá un refuerzo positivo de parte del “Agente del cambio”, quien de seguro le estará vendiendo los beneficios del proyecto. 

Soporte técnico

Muestra a los empleados que el software no es solo una pieza de tecnología, sino que hay personas reales detrás del sistema que pueden asesorarlos y apoyarlos. 

Por una parte, conocer los documentos, videos o tutoriales interactivos y guiados de soporte en la aplicación pueden ayudar a entender el manejo del programa. Sin embargo, también es bueno saber que se cuenta con otros canales de comunicación como chats dentro del sistema, videoconferencias o incluso, jornadas de usuarios con el proveedor de tecnología. 

Programa sesiones periódicas de retroalimentación con tu proveedor de software legal para actualizarlo sobre lo que funciona, lo que no funciona, las solicitudes de funciones, etc.

Trabajos de seguimiento

Incluso el software más intuitivo requiere cierto grado de formación para utilizar la herramienta de la forma más eficaz. Por ejemplo, a menudo hay múltiples caminos para lograr las acciones deseadas y los miembros del equipo pueden no estar al tanto de ciertos atajos. 

Por otro lado, también tendrás aquellos empleados que encuentran muy fácil aprender un nuevo software y aquellos que lo encuentran muy difícil, independientemente de su facilidad de uso. 

Por eso, se debe brindar capacitación y el apoyo de manera continua a medida que aumenta el uso o se unen nuevos empleados a la firma. 

Por ejemplo, los programas de formación garantizan que un “Agente del cambio” pueda escalar fácilmente la formación en toda la oficina. Esto porque justo ellos tienen un amplio conocimiento no solo del software, sino también del papel que desempeña el sistema en la estructura y los procesos de la firma. Así, gracias a ese conocimiento, juegan un papel importante más allá de la capacitación, apoyando al equipo mediante la gestión de las partes interesadas y la resolución de problemas. 

Comparte el progreso del despacho hacia estos objetivos con regularidad y ayuda a mostrar a los empleados cómo el uso del sistema y la entrada de datos están contribuyendo a la transformación.